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Posteingang Reloaded 0

Mein Weg zur Zero Inbox – GMail aufräumen

Gestern schrieb ich euch ja was Zero Inbox ist. Ich habe also mal mit den ersten Schritt angefangen. Ich habe nicht mehr vorhandene POP3 Konten entfernt und alle Labels gelöscht. Somit sind jetzt alle E-Mails im Posteingang. Nun fängt die eigentliche Arbeit an. Damit ihr das evtl. nachbauen könnt habe ich es mal bebildert.

 

Zero Inbox Einstellungen 1Als erstes gehen wir auf das Zahnrad und dann Einstellungen und dort den Reiter Posteingang. Hier achten wir darauf, das Art des Posteingangs auf Standard ist. Bei den Kategorien nur Allgemein ausgewählt ist. Die Wichtigkeitsmarkierungen verwenden wir nicht also „Keine Markierungen„. Filter ignorieren wir in der letzen Einstellung. Es sollte jetzt so aussehen wie auf dem Bild.

Der nächste Schritt ist schnell gemacht. Ihr klickt auf der Hauptseite auf das Zahnrädchen und stellt den Kompaktheitsgrad auf schmal.

Mehrere PosteingängeSuper jetzt kommt ein elementarer Schritt. Das Zahnrädchen kennt ihr ja noch, dort auf Einstellungen. Wir suchen den Reiter mit der Aufschrift Labs. Hier sind Erweiterungen die sich noch in der Testphase befinden. Hier suchen wir nach Mehrere Posteingänge. Diese Erweiterung hatte ich so noch nie auf dem Schirm ist aber genial für unser vorhaben. Vergesst nicht ganz unten auf der Seite noch die Einstellung zu Speichern.
gmail-sterneIhr erinnert euch ja noch an die Aufteilung aus dem Zero Inbox Prinzip. Wir haben Löschen, Archivieren, Beantworten, Später, Delegieren und Todo. Dafür werden wir jetzt Markierungen erstellen. Auf geht es zum Zahnrad und Einstellungen. Im der Allgemein Reiter sucht ihr nach Sterne. Hier jetzt einfach via Drag & Drop die beiden Ausrufezeichen und das Symbol mit den Pfeilen drauf in die Reihe mit In Verwendung ziehen. Achtet darauf das die anderen alle unten sind. Ihr habt später nämlich im Posteingang nur noch diese drei zur Auswahl und müsst euch nicht ewig durch klicken.

Wir merken uns folgende Einteilung:

  • rotes Ausrufezeichen = Todo
  • gelbes Ausrufezeichen = Später
  • Pfeile = Beantworten

Mehrere Posteingänge EinstellungenMal wieder Zahnrad und Einstellung. Dort den Reiter Mehrere Posteingänge. Hier machen wir nun die oben genannte Einstellungen. Für die Copy & Paster unter euch habe ich es mal einfach gemacht. Wer andere Symbole verwenden möchte der bekommt den Befehl über den Dateinamen des Sternes oder des Symbols. Für das Zero Inbox Prinzip sollten diese drei aber reichen. Wir wollen es ja einfach haben. Das zeichnet das Prinzip bzw. das System ja aus. Ausnahmen kann man später immer noch machen. Die Anzahl der Nachrichtenzahl pro Seite ist euch überlassen. Ich lasse es erstmal auf Neun und werde damit ein wenig rum probieren. Die Positionierung der Zusatzfenster setzen wir auf Rechte Seite des Posteingangs.

Okay, somit das Grundsetting. Persönlich habe ich noch in G-Mail das Design auf Kontrastreich gesetzt. Finde ich persönlich besser. Wir gehen nun wie folgt vor:

  • Löschen = Diese Mail löschen wir sofort
  • Archivieren = Diese Mail wird direkt ins Archiv geschoben
  • Todo = Markieren wir mit dem rotes Ausrufezeichen und schieben sie dann direkt ins Archiv oder Löschen
  • Später = Markieren wir mit dem gelben Ausrufezeichen und schieben sie dann direkt ins Archiv oder Löschen
  • Beantworten = Markieren wir mit dem Pfeil Symbol und schieben sie dann direkt ins Archiv oder Löschen

Nach dem neuladen der Seite ist alles an seinem Platz und sollte in etwa so aussehen:Posteingang Reloaded

Habt ihr jetzt eine Mail bearbeitet entfernt einfach die Markierung und sie verschwindet. Im Archiv ist sie ja schon.

Der Anfang ist gemacht, die Grundstruktur ist vorhanden. Bei nächsten mal überlegen wir uns wie wir den noch vollen Posteingang leer bekommen. Hier sollte man auf keinen Fall überreagieren und eine Nachtschicht einlegen oder so. Schnell ist Frust da. Bei mit sind es über 12.000 E-Mails die ihren Platz im Zero Inbox System suchen. Meine Erfahrungen dazu demnächst.

Euer Duergy

E-Mail Posteingang 0

Zero Inbox – Was ist das? Ich will das!

Was mich seit Jahren nervt ist mein Posteingang. Ich habe es schon extra so Konfiguriert, das alles in mein G-Mail Postfach kommt. Damit bin ich den ganzen Spam los geworden. Der Spam Filter dort ist sehr gut. Nun hat man aber auch noch ewig viele Newsletter oder irgendwelche Sinnbefreiten E-Mails. Auf der Suche wie ich da mal Ordnung rein bringe bin ich auf das Zero Inbox Model gestoßen. Dies besagt folgendes:

Für jede Nachricht, die im Posteingang auftaucht gibt es folgende Optionen

  • Löschen Man ließt die Mail, aber sie muss nicht für Später ausgehoben werden. Also Löschen
  • Archivieren Die E-Mail soll aufgehoben werden? Kein Problem die kommt in DEN Ordner Archiv. Das wichtige hierbei ist, das es nur ein Ordner ist. Sonst steckt man wieder in der Klemme und weiß nicht in welchen Ordner man die schieben soll oder wo man sie Suchen soll.
  • Beantworten Dauert die Beantwortung nicht länger als 2 Minuten? Dann sofort erledigen und die Mail danach löschen oder archivieren!
  • Später Das beantworten dauert länger als 2 Minuten? Dann in den Ordner Später. Einmal am Tag werden diese E-Mail bearbeitet und dann wieder archiviert oder gelöscht.
  • Delegieren Du bist nicht für die Mail zuständig? Dann gleich weiterleiten und danach ins Archiv oder löschen.
  • Todo Bei dieser E-Mail muss etwas erledigt werde? Dann in den Ordner Todo.

Ich finde das Konzept brauchbar und werde mich daran versuchen. Als erstes werde ich dafür alle Filter, Ordner usw. in G-Mail löschen und danach muss da auch erstmal aufgeräumt werden. Wie ich das anstelle erzähle ich euch beim nächsten mal. Wie macht ihr das mit dem Posteingang? Was habt ihr für Strategien?

Euer Duergy

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Ich bin wieder da!

Hallo meine Freunde,

lange war mein Blog Offline. Das hatte viele Gründe. Nun bin ich wieder am Start. Ich habe mit Absicht die alten Beiträge nicht mehr Importiert. Das ist ein Neuanfang!

Aktuell wühle ich mich durch welche Plugins ich brauche und welche Sinnvoll sind. Gerne dürft ihr in den Kommentaren welche Empfehlen.

Schreiben werde ich zukünftig übers Programmieren, Zocken, Alltagsthemen und natürlich auch witzige Sachen.

Viel Spaß

Euer Duergy